Cerrar un mes no debería significar únicamente que la contabilidad está lista o que ya pueden calcularse los impuestos.
Para el dueño de una empresa, el verdadero valor del cierre mensual está en tener una fotografía clara de lo que ocurrió en el negocio y contar con información suficiente para decidir qué hacer después.
Un buen cierre debería ayudarte a responder preguntas sencillas pero importantes:
- ¿Cuánto vendimos?
- ¿Cuánto ganamos?
- ¿Tenemos suficiente efectivo?
- ¿Cuánto nos deben los clientes?
- ¿Cuánto debemos nosotros?
- ¿Hay gastos o costos que están aumentando?
- ¿Qué impuestos tenemos que pagar?
- ¿Existe algo que requiera atención inmediata?
Si la contabilidad no permite responder estas preguntas, probablemente todavía no se está aprovechando todo el valor de la información financiera.
Estos son 10 puntos que recomendamos revisar cada mes.
10 puntos para revisar cada mes
Confirmar que bancos y contabilidad coincidan
Uno de los primeros controles del cierre es verificar que los movimientos registrados en la contabilidad correspondan con lo que realmente ocurrió en las cuentas bancarias y tarjetas de la empresa.
Esto permite detectar depósitos sin identificar, pagos duplicados, cargos no registrados, transferencias pendientes o movimientos que fueron registrados incorrectamente.
Como empresario, la pregunta es:
¿El dinero que muestran mis reportes realmente coincide con el dinero
que tengo y con los movimientos que realizó la empresa?
Si la respuesta no es clara, el resto de la información financiera puede estar distorsionada.
Revisar que todas las ventas estén correctamente registradas
El cierre debe confirmar que las ventas del mes estén completas y correctamente identificadas.
No se trata únicamente de saber cuánto se facturó.
También es importante revisar cancelaciones, notas de crédito, anticipos, cobros y operaciones que pudieron quedar pendientes.
Como empresario esto permite responder:
¿Las ventas que aparecen en mis estados financieros representan realmente
lo que vendimos durante el mes?
Una diferencia entre lo que ocurrió comercialmente y lo que aparece en la contabilidad puede cambiar completamente la lectura de los resultados.
Saber cuánto te deben y qué tan probable es cobrarlo
Vender no significa necesariamente haber cobrado.
Por eso, al cierre de cada mes es importante revisar cuánto deben los clientes y desde cuándo.
No basta con conocer el saldo total de cuentas por cobrar.
También es necesario identificar qué clientes están al corriente, cuáles empiezan a retrasarse y qué saldos llevan demasiado tiempo pendientes.
Una cartera creciente puede ser una señal positiva si las ventas están aumentando, pero también puede convertirse en un problema de liquidez si la empresa tarda demasiado en cobrar.
La pregunta para la dirección es:
¿Estamos vendiendo más o también estamos cobrando mejor?
Del control financiero a la planeación
Tener claridad sobre lo que la empresa debe
De la misma forma, es importante conocer las obligaciones pendientes con proveedores y otros acreedores.
El cierre debe permitir identificar:
- Cuánto debe la empresa.
- A quién.
- Cuándo debe pagarse.
- Si existen compromisos vencidos.
- Qué pagos importantes vienen en las siguientes semanas.
Esto ayuda a anticipar necesidades de efectivo y evita administrar la empresa únicamente observando el saldo de la cuenta bancaria.
Tener dinero disponible hoy no significa necesariamente tener dinero disponible para gastar.
Parte de ese efectivo puede estar comprometido para proveedores, nómina, impuestos u otras obligaciones.
Revisar los principales costos y gastos
Un empresario debería saber no solamente cuánto vendió, sino cuánto le costó generar esas ventas.
El cierre mensual permite identificar si determinados costos o gastos aumentaron y entender por qué.
Por ejemplo:
- Materiales.
- Nómina.
- Servicios.
- Rentas.
- Logística.
- Comisiones.
- Gastos administrativos.
- Financiamientos.
La pregunta relevante no es únicamente:
¿Gastamos más?
Sino:
¿Ese aumento en el gasto está generando más ventas, más capacidad o mejores resultados?
Detectar estas variaciones mes a mes permite actuar antes de que se conviertan en un problema permanente.
Confirmar que la nómina y sus obligaciones estén en orden
Cuando una empresa tiene colaboradores, la nómina representa normalmente uno de sus principales costos y también una fuente importante de obligaciones.
El cierre debe confirmar que los pagos al personal, incidencias, vacaciones, bonos, finiquitos y obligaciones relacionadas con seguridad social e impuestos estén correctamente considerados.
¿El costo de mi personal está correctamente reflejado y todas las obligaciones relacionadas están bajo control?
Esto permite evaluar mejor cuánto cuesta realmente la estructura necesaria para operar el negocio.
Conocer los impuestos antes de la fecha de pago
Los impuestos no deberían aparecer como una sorpresa algunos días antes de su vencimiento.
Un buen cierre mensual permite conocer anticipadamente las obligaciones fiscales y entender de dónde provienen.
También permite identificar diferencias o situaciones que deben revisarse antes de presentar las declaraciones.
¿Cuánto tendremos que pagar de impuestos y tenemos el flujo necesario para hacerlo?
La información fiscal debe formar parte de la planeación financiera de la empresa, no ser únicamente una obligación de último momento.
Del análisis a la toma de decisiones
Revisar movimientos extraordinarios
Durante el mes pueden existir operaciones que no forman parte de la actividad cotidiana pero que tienen un impacto importante en la empresa.
Por ejemplo:
- Préstamos.
- Aportaciones de socios.
- Compra de maquinaria o equipo.
- Retiros de socios.
- Operaciones entre empresas relacionadas.
- Dividendos.
- Movimientos en moneda extranjera.
Estos movimientos deben estar correctamente identificados para evitar que se confundan con ingresos o gastos normales de la operación.
¿Hubo algún movimiento importante este mes que pueda cambiar la forma en que estoy interpretando los resultados?
Revisar los estados financieros básicos
Una vez que la información está revisada, el empresario debería recibir al menos los estados financieros básicos.
Estado de resultados
Muestra qué ocurrió durante un periodo.
Permite conocer cuánto vendió la empresa, cuánto costó generar esas ventas, qué gastos tuvo y cuál fue el resultado final.
¿La empresa ganó o perdió dinero durante el mes?
Balance general o estado de situación financiera
Muestra la posición de la empresa en una fecha determinada.
Permite conocer qué tiene la empresa, cuánto debe y cuál es el valor acumulado de los recursos de los propietarios.
Ayuda a responder preguntas como:
- ¿Cuánto tenemos en bancos?
- ¿Cuánto nos deben?
- ¿Cuánto debemos?
- ¿Qué activos tiene la empresa?
Estado de flujo de efectivo
Permite entender cómo entró y salió el dinero durante el periodo.
Es especialmente importante porque una empresa puede mostrar utilidad y, aun así, enfrentar problemas de efectivo.
¿De dónde vino el dinero y en qué se utilizó?
Estos tres estados, analizados en conjunto, ofrecen una visión mucho más completa de la empresa que revisar únicamente las ventas o el saldo bancario.
Convertir los números en decisiones
El cierre no debería terminar cuando se entregan los estados financieros.
Ahí debería comenzar el análisis.
Cada mes, el empresario debería identificar al menos los cambios más importantes:
- ¿Las ventas crecieron o disminuyeron?
- ¿Estamos ganando más?
- ¿Nuestros márgenes están mejorando?
- ¿Estamos tardando más en cobrar?
- ¿Los gastos están creciendo demasiado?
- ¿Tenemos suficiente efectivo?
- ¿Nuestra deuda está aumentando?
- ¿Existe alguna situación que debamos corregir?
No todas las empresas necesitan decenas de indicadores.
Necesitan los indicadores adecuados para entender lo que está pasando y tomar decisiones oportunamente.
El cierre mensual debería darte claridad
Un buen cierre contable no consiste únicamente en tener registros completos.
Debe permitir que el empresario entienda la situación de su empresa.
Al terminar cada mes deberías poder tener claridad sobre, al menos:
- Cuánto vendiste.
- Cuánto ganaste.
- Cuánto efectivo tienes disponible.
- Cuánto te deben tus clientes.
- Cuánto debes a proveedores y terceros.
- Qué impuestos deberás pagar.
- Qué cambió respecto del mes anterior.
- Qué decisiones necesitas tomar.
La contabilidad tiene mucho más valor cuando deja de ser solamente una obligación y se convierte en una herramienta para dirigir el negocio.
Checklist rápido
Antes de considerar cerrado el mes, confirma:
- ☐ Los saldos de bancos y tarjetas están revisados.
- ☐ Las ventas del mes están completas.
- ☐ Sabes cuánto te deben los clientes y qué saldos están vencidos.
- ☐ Conoces cuánto debe la empresa y los próximos pagos importantes.
- ☐ Los principales costos y gastos fueron revisados.
- ☐ La nómina y sus obligaciones están correctamente consideradas.
- ☐ Conoces anticipadamente los impuestos a pagar.
- ☐ Los movimientos extraordinarios están correctamente identificados.
- ☐ Tienes disponibles el estado de resultados, balance general y estado de flujo de efectivo.
- ☐ Entiendes qué ocurrió durante el mes y qué decisiones deben tomarse.
En Contaxion
En Contaxion entendemos que la información financiera debe ser útil para quien dirige la empresa.
Por eso, buscamos transformar el cierre contable en información clara que permita al empresario conocer sus resultados, anticipar necesidades de efectivo, identificar riesgos y tomar decisiones con mayor claridad.
Porque un buen cierre mensual no termina con un reporte.
Termina cuando la información ayuda a decidir qué hacer después.
Clarity to decide | Strategy to grow
Este contenido tiene fines informativos. El proceso de cierre y los reportes necesarios deberán adaptarse a las características, operación y necesidades de cada empresa.
